青岛科技大学环境学院学生会文件

环境与安全工程学院学生会档案管理制度

第一条 【总则】

学生会档案是广大学生会成员在讨论、计划、落实过程中产生的具有保存价值的文字、图表等不同载体的文件材料，是学生会各项工作的历史记录也是学生会决策和考核干部的重要依据。为了加强学生会档案工作，提高档案管理水平，保证学生会工作的连续性，建立科学、系统、完善的档案，特制定此条例：

第二条 【日常档案整理标准】

(一)     院学生会档案是学生会组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字、图像、声像资料，是院学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

(二)     院学生会档案由秘书处统一分类管理。各部门档案由本部门成员整理，秘书处监督管理。每学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

(三)     院学生会档案包括人事档案、工作档案及活动档案等。学生会档案分类如下：各级文件类、会议记录类、学生会工作计划类、工作总结类及其他类。

(四)     各部门策划筹备各项活动的所有资料，必须将纸质版和电子版交由秘书处统一存档，以备查找。

(五)     档案上交日期：视不同类型档案而定。

(六)     档案形式要求：对于各部文件档案，应有文本档案（A4纸打印）和电子档案两种版本。

第三条 【档案分类】

（一)  人事档案制度

1.  档案范围：人事档案表、日常工作考核、部门基本资料以及其它有关材料，都作为优秀部门、个人的评选、奖励的依据。由秘书处负责存档。

2.  档案建立

（1）学生会成员的人事档案由秘书处在成员正式加入时为其建立，其中的人事档案表等基础资料各部门整理后统一上交秘书处存档。

（2）学生会成员工作考核先由所属部门考察，结果由所属部门整理后上交秘书处存档。

（3）部门基本资料，如：各部部长、负责人、部员姓名、联系方式及各部职责要形成Excel表格形式，电子版、纸质版上交于秘书处存档。

(二)    工作档案制度

1.  档案范围：包括会议记录、课程表、工作计划、工作总结及有关档案，由秘书处整理保管。

2.  档案建立

（1）各部例会，每周五的主席团例会，全体大会，秘书处都要做好会议记录， 对于有重大事件的会议，会议结束后各部都要将会议记录交由秘书处做存档。

（2）每学期伊始大家更换课程表后，各部把本部成员的课程表统一收集交于秘书处，由秘书处成员整理并保存。

（3）学生会各部门每学期工作伊始都应向秘书处呈交一份详细的工作计划，电子版、纸质版各一份。

（4）学生会各部门成员在本学期结束时要做一份工作总结上交于秘书处。

(三)    活动档案制度

1.  档案范围：各部活动策划、活动通知、计分表、活动记实、活动总结由秘书处负责保管。

2.  档案建立

（1）学生会各部门在举办大型活动时，活动结束后三天内把活动策划、活

动通知及媒体宣传记录交于秘书处存档。

（3）活动结束后5天内，举办该活动的部门上交一份活动总结于秘书处。

第四条 【档案存放办法】

（一）学生会各部门档案都存于秘书处。

（二）将文件存放于文件盒中，便于取阅与存放。贴上标签，注明部门。

（三）文件按照8个部门存放，查阅。以组织部为例：

注：人事档案表、日常工作评定，各部每位成员都交；剩余各项各部交一份即可。

（四）其他部门档案均按以上模式归档。

第五条 【档案查阅办法】

（一）查阅要求

1.  学生会各部门可以根据工作所需向秘书处借阅有关文件，但不得将有关文件做非工作之用。

2.  各部门借阅文件后，应保持文件的完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，若有遗失应做出书面检讨，秘书处会做出相应的警告、批评。

3.  学生会各部门在指定时间办理查档手续，并同时告知秘书处归还日期。

4.  档案阅毕后请及时归还，过期不还秘书处有权进行查询并作相应处理。

（二）借阅手续各部成员借阅档案时请提前告知秘书处成员，并填写借阅手续，做到责任落实到个人。

第六条 【附表】

(一)    档案文件借阅登记表

(二)    本规定自公布之日起施行。

环境与安全工程学院学生会

二〇一六年九月